外国人雇用の際の出入国管理局への申請書類の中に「就業規則」があります。
今回はその就業規則について少しお話をしたいと思います。
１：就業規則の必要性
これまで学生などのアルバイトが多かった飲食業などでは、雇用契約書を通例的に作成していない事業所さんもおられると思います。
また、事業所の従業員が10名以上でなければ就業規則の作成義務がないので、事業所が複数あっても一つの事業所が小さく10名以下の企業さんの場合、作っていない ケースも多いとおもいます。
元々就業規則を持たない事業所さんが、外国人雇用の際に必要に迫られて作成するケースもあるようで、その経験からネット上では「外国人雇用の際の書類が大変だった」というイメージにつながっているケースもあるように見受けられます。
しかし、そのように必要に迫られて作った場合、自社の雇用状況に合わない条件が入ってしまったり、矛盾するような内容が入ってしまったり、さらには社会保険労務士さんとの顧問契約が必要になったりというケースも多いように思います。
ですので、今現在外国人雇用の検討を急がない企業さんについても、今余裕があるうちに就業規則を作っておくことをお勧めします。
2：就業規則は自身でも作成可能
就業規則については、「社会保険労務士」に依頼しないと作成できないと思うかもしれませんが、自身で作成することももちろん可能です。
最近では就業規則の簡易診断ツールなどもありチェックが簡単になりました。
また、ＰＣでの作業が慣れている方でしたら最近話題のＡＩツールを使ってひな形を作成してから、簡易ツールで診断するのも方法ですね。
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労働基準局にも相談窓口はありますが、個人的には「企業の立場に立って一緒に作成を考えてくれる」人や社労士事務所さんに相談する方がいいと思います。
3：就業規則の目的を再確認しましょう
昔、多くの中小企業さんでは「社員に就業規則を公開するのは会社の不利益につ流」というような考え方の経営者も多かったように思います。
しかし今は「企業を守るために就業規則をつくる」という考え方の方が主流でしょう。
会社として一緒に仕事をする仲間として守ってほしいルールを明確にしたり、労働条件を明確にしておくことでトラブルを防ぐ目的があります。
一般的には就業規則を作成する目的は以下の通りになります。
就業規則を作る目的は、主に以下の3つです。
1. 労働条件の明確化
- 賃金、労働時間、休日、休暇などの労働条件を明確にすることで、従業員が安心して働ける環境を作ります。
- 労働条件に関するトラブルを未然に防ぎ、紛争を解決する上での根拠となります。
2. 秩序の維持
- 服務規律や社内ルールを定めることで、従業員が守るべき行動規範を明確にし、秩序ある職場環境を維持します。
- 違反行為に対する懲戒処分などを定めることで、規律違反を抑止します。
3. 労使関係の安定
- 就業規則を定めることで、会社と従業員の関係を安定させ、協力的な関係を築くことができます。
- 労働問題が発生した場合でも、就業規則に基づいて冷静かつ円滑な解決を目指すことができます。
４：義務ではないけど作っておく
特定技能で外国人雇用をする場合は同じ業務に携わる日本人と同等の条件であることが必要です。そのため、その事業所における就業規則は重要です。
また、就業規則と合わせて賃金規程についても、雇用契約の条件が同業種の日本人と同等であるかの確認が必要ですのでビザ申請の際の申請書類に雇用契約書と一緒に提出がもとめられます。
会社全体の社員数が10名以上でも、一つの事業所における従業員が10名以下の企業さんにとっては義務ではありませんのとても面倒のように思われるかもしれませんが、これからの外国人雇用は昔のように大きな会社だけの話ではなく中小企業においても検討していくべき時代に突入していると思います。
いざ外国人雇用が必要になって、必要に迫られて合わせて不完全な就業規則を作ってしまわないように、少しでも可能性のある企業さんにおいては事前に作成しておくことをお勧めします。
また就業規則と同じように賃金規程、退職金規定、賞与規程なども就業規則に盛り込むか、別途作成しておくといいと思います。
経験上、就業規則を作るのは３～6か月くらいはかかるとおもいます。
ＡＩや簡易診断なども使って、費用をかけずに上手に就業規則を作ってください。
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